Trung tâm Di sản các nhà khoa học việt nam

Heritage Center for scientists and scholars of Vietnam

Công tác kiểm kê bảo quản tài liệu hiện vật tại Trung tâm Di sản các Nhà khoa học Việt Nam

08:18 - Chủ Nhật, 05/09/2010

tin từ MEDDOM Trung tâm Di sản các Nhà khoa học Việt Nam hiện đang lưu giữ trên 10 ngàn tài liệu hiện vật (TLHV) đã sưu tầm được từ các nhà khoa học trên nhiều lĩnh vực khác nhau. Đây là di sản quý của nền Khoa học Việt Nam. Trung tâm ra đời vừa tròn hai năm, nhưng hoạt động của Trung tâm nói chung đã dần đi vào nền nếp và thu được những kết quả đáng ghi nhận, trong đó công tác kiểm kê TLHV được Ban lãnh đạo Trung tâm đặc biệt quan tâm.

 Công tác kiểm kê TLHV tại Trung tâm được tiến hành theo đúng nguyên tắc bảo tàng học và lưu trữ học, nhằm đảm bảo tài liệu được bảo quản và lưu giữ tốt nhất, đúng quy chuẩn, đồng thời thuận lợi trong quản lý, tra cứu và nghiên cứu khoa học. 

 TLHV sưu tầm từ các nhà khoa học được Trung tâm thực hiện theo quy trình: lập Biên bản giao nhận và làm thủ tục hồ sơ pháp lý; vệ sinh bước đầu và chuyển vào bảo quản trong hệ thống kho cơ sở của Trung tâm. Mỗi hiện vật hay tài liệu của nhà khoa học giao tặng cho Trung tâm, đều được tiến hành lập Hồ sơ khoa học. Hồ sơ hiện vật bao gồm: Biên bản giao nhận và Danh mục tài liệu hiện vật (gồm 5 cột mục); Phiếu tài liệu hiện vật (gồm 20 tiêu chí); Bản ghi chép hiện vật (là những thông tin, câu chuyện kể về tài liệu hiện vật đó); Bản gỡ băng ghi âm, ghi hình; Để có một quy trình làm việc như vậy, mỗi văn bản đều có bản hướng dẫn cụ thể, và tổ chức cuộc họp phổ biến, sau đó làm thí điểm và duyệt mẫu cho từng thể loại. Do đó, toàn bộ hồ sơ TLHV của các nhà khoa học đạt được tính thống nhất cao.

 Đội ngũ cán bộ nghiên cứu của Trung tâm đã rất cố gắng trong việc gặp gỡ các nhà khoa học để phỏng vấn và ghi âm, điều mà không phải bảo tàng nào cũng thường xuyên làm được. Từ những cuộc phỏng vấn ấy, nhiều thông tin liên quan đến tài liệu hay hiện vật được sáng tỏ. Các cuốn băng ghi âm, ghi hình được tiến hành xử lý và bóc băng, đó là một nguồn tư liệu quý, mang tính chân thực cao, được khai thác từ chính các nhà khoa học, giúp bổ sung thông tin cho TLHV và đây cũng là nguồn thông tin cung cấp cho trang Web của Trung tâm.



 Sổ đăng ký hiện vật là cuốn sổ rất quan trọng. Vì đây là Sổ đăng ký toàn bộ tài sản của các nhà khoa học mà Trung tâm đã sưu tầm. Cuốn sổ được thiết kế và thực hiện đúng với mẫu sổ theo quy định của bảo tàng học và theo đặc thù của Trung tâm (gồm 19 cột mục). Số đăng ký cho từng TLHV cũng là vấn đề được Trung tâm xem xét kỹ lưỡng. Tiêu chí quan trọng nhất của Trung tâm là Nhà khoa học, mọi văn bản và hoạt động của Trung tâm đều xoay quanh Nhà khoa học, vì vậy Số đăng ký hiện vật phải bao hàm yếu tố nhà khoa học, Số đăng ký hiện vật được quy định như sau: Năm sưu tầm/Nhà khoa học/ Số thứ tự tài liệu hiện vật sưu tầm của năm đó.

 Với hơn 200 nhà khoa học đã có TLHV lưu trữ tại Trung tâm, thuộc về 22 ngành, lĩnh vực khác nhau; hiện tại, Trung tâm đang tiến hành xây dựng phông lưu trữ cá nhân cho từng nhà khoa học. TLHV của nhà nhà khoa học được phân loại theo các tiêu chí: 1.Tài liệu về tiểu sử; 2.Tài liệu về hoạt động chuyên môn; 3.Tài liệu về hoạt động trong các lĩnh vực xã hội khác; 4.Tài liệu về sáng tạo nghệ thuật; 5.Nhật ký, hồi ký, thư từ; 6.Tài liệu về tài sản; 7.Các sưu tập do cá nhân sưu tầm, thu thập; 8.Tài liệu dòng họ; 9.Tài liệu về nhà khoa học sau khi nhà khoa học đó qua đời; 10. Tài liệu phim ảnh, ghi âm, ghi hình, băng, đĩa; 11.Hiện vật thể khối.

 Trung tâm bắt đầu bắt tay vào làm Cơ sở dữ liệu để phục vụ tra cứu và quản lý TLHV. Tuy khối lượng hiện vật trong kho hiện chưa nhiều, nhưng số lượng các nhà khoa học Trung tâm đã và đang nghiên cứu, sưu tầm đang tăng nhanh và thuộc về nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau; vì vậy cơ sở dữ liệu cũng đòi hỏi phải làm công phu và chi tiết. Tiến hành làm công việc này, cán bộ Trung tâm đã tham khảo cơ sở dữ liệu của Bảo tàng Dân tộc học, của Bảo tàng Hồ Chí Minh, của Bảo tàng Phụ nữ Việt Nam, cơ sở dữ liệu của Thư viện Lịch sử Phụ nữ Mỹ thuộc Viện Radclife, Đại học Harvard. Với bề dày kinh nghiệm và sự tâm huyết đối với khoa học bảo tàng, PGS.TS Nguyễn Văn Huy, người đã chỉ đạo thành công công tác cơ sở dữ liệu của Bảo tàng Dân tộc học, hiện đang tiếp tục chỉ đạo làm cơ sở dữ liệu cho tài liệu hiện vật của các nhà khoa học; đó là thuận lợi lớn đối với Trung tâm.

 Để đẩy nhanh công việc kiểm kê, Trung tâm đã bổ sung nhân lực cho bộ phận Kiểm kê bằng giải pháp: Tuyển một số sinh viên năm thứ 3 và thứ 4 của Trường Đại học Văn hóa và Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (ĐHQG Hà Nội) làm cộng tác viên. Công việc là làm kiểm kê khối tài liệu với hơn 1.000 đầu tài liệu của Giáo sư Phạm Đức Dương trong thời gian một tháng. Với giải pháp này, một mặt Trung tâm vừa đảm bảo được tiến độ công việc, vừa là nơi để sinh viên áp dụng lý thuyết vào thực hành, giúp các em “cọ xát” “trải nghiệm” như một cán bộ làm việc thực thụ, bởi khối lượng và chất lượng công việc đặt ra hàng ngày đối với từng em. Hiện Trung tâm vẫn huy động thường xuyên các em sinh viên tiếp tục công việc này.

 

 Tài liệu hiện vật của các Nhà khoa học được xếp vào từng kho phù hợp. Hệ thống kho của Trung tâm hiện gồm 3 kho: Kho Giấy, kho Hiện vật Thể khối và kho Phim ảnh, băng đĩa ghi âm ghi hình. Trong kho, TLHV được xếp theo loại hình và theo từng Nhà khoa học. Nhiệt độ và độ ẩm trong kho tài liệu thường xuyên được đảm bảo: Kho Tài liệu và kho Hiện vật luôn giữ ở mức 22-25độC, độ ẩm 55-60%; kho Phim ảnh luôn giữ ở mức 18-20độC, độ ẩm 50-55%. Hệ thống tủ được sử dụng để sắp xếp và bảo quản TLHV. Mỗi TLHV được đặt trong một tờ giấy can phi axit, và được xếp trong từng hộp (nhiều tài liệu khi sưu tầm đã cũ, giấy ngả màu vàng, chữ bị mờ, bị mối xông hoặc bị mất chữ); sách và luận án được xếp trên giá.

 Các nhà khoa học khi vào thăm hệ thống kho của Trung tâm, được tận mắt nhìn thấy TLHV được bảo quản chu đáo đảm bảo được lâu bền, đều rất yên tâm, và tiếp tục tặng TLHV cho Trung tâm. GS. TS Phạm Đức Dương, nguyên Viện trưởng Viện Đông Nam Á đã có tới 5 lần tặng tài liệu cho Trung tâm, hiện con số tài liệu mà Giáo sư đã tặng cho Trung tâm lên tới con số hàng ngàn. Nhiều nhà khoa học khi vào thăm hệ thống kho của Trung tâm đều nói: “Biết thế này thì mình đã gửi tài liệu vào Trung tâm sớm hơn nữa”. Một số nhà khoa học nước ngoài khi đến thăm Trung tâm cũng rất tâm đắc về công tác bảo quản, hệ thống kho, họ đã góp ý, tư vấn một số vấn đề và hứa sẽ tìm cách giúp đỡ Trung tâm trong lĩnh vực khai thác và bảo quản TLHV./.

 Th.S Phí Thị Mùi

Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam