Với những hoạt động thực tế mang ý nghĩa xã hội cao, Trung tâm Nghiên cứu, Bảo tồn di sản Tiến sĩ và các Nhà Khoa học Việt Nam (CPD) đã nhận được sự ủng hộ nhiệt tình của nhiều nhà khoa học. Chỉ sau hơn một năm thực hiện công tác nghiên cứu sưu tầm, Trung tâm CPD đã nhận được gần 10.000 tài liệu hiện vật (TLHV) từ các nhà khoa học gửi tặng. Loại hình TLHV rất phong phú: luận án, tư liệu bản thảo viết tay, các bài báo, sách tham khảo, công trình nghiên cứu; Các kỷ vật cuộc đời như bằng cấp, giấy tờ cá nhân, thư từ, ảnh tư liệu, băng đĩa ghi âm, ghi hình…Vấn đề bảo quản và lưu trữ số TLHV hiện nay đang được Trung tâm đặt lên hàng đầu.
Một góc kho tài liệu hiện vật giấy
Ngay sau khi Văn phòng chuyển sang làm việc tại địa điểm mới khang trang hơn, Trung tâm CPD đã giành phần lớn thời gian để kiểm kê, sắp xếp lại tài liệu vào hệ thống kho để đảm bảo điều kiện bảo quản tốt nhất cho khối TLHV sưu tầm được. Hiện tại, Trung tâm đã phân loại và sắp xếp TLHV thành bốn kho: Kho TLHV giấy, kho TLHV phim ảnh, kho TLHV khối, kho TLHV xử lý bước đầu. Hệ thống kho này đã và đang được trang bị những thiết bị cần thiết để đảm bảo các yêu cầu tiêu chuẩn về: ánh sáng, độ ẩm, nhiệt độ cho từng loại hình tài liệu hiện vật.
Bên cạnh việc hoàn thiện các yêu cầu kỹ thuật cho hệ thống kho tiêu chuẩn, cán bộ Trung tâm từng bước thực hiện công tác kiểm kê số tài liệu hiện vật đã sưu tầm theo các công đoạn: lập phiếu hiện vật, phiếu ảnh, lập hồ sơ cho từng tài liệu hiện vật; phân loại, đánh số từng TLHV, sắp xếp vào hệ thống giá, tủ trong kho để bảo quản…; nhập dữ liệu để phục vụ cho việc tra cứu.
Thông tin về tài liệu hiện vật của các nhà khoa học sẽ được cập nhật thường xuyên trên Trang web CPD. Trong tương lai, các tài liệu hiện vật của mỗi nhà khoa học sẽ được quản lý theo từng fond cá nhân và sẽ giới thiệu với công chúng thông qua trưng bày, và qua thư viện điện tử.
Nguyễn Thị Thành