Các hiện vật này không chỉ đa dạng về loại hình, về kích thước cũng như chất liệu mà đa số chúng đều đã tồn tại lâu năm, bị hư hỏng qua thời gian, nên việc “cấp cứu” hiện vật luôn được đặt ra với bộ phận làm công tác bảo quản. Đây là công việc rất phức tạp, đòi hỏi nhân lực thực hiện phải có vốn kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ và phải luôn bồi dưỡng, tự đào tạo chuyên môn nghiệp vụ để có thể đáp ứng với yêu cầu công việc.
Ngày 20-1-2013, dưới sự hướng dẫn của ThS Nguyễn Thị Hồng Mai, nguyên là Trưởng phòng kiểm kê – bảo quản tại Bảo tàng Dân tộc học Việt Nam, cán bộ nhân viên bộ phận Kiểm kê – Bảo quản tại Trung tâm đã được học hỏi những kinh nghiệm rất cụ thể và thiết thực trong công tác quản lý bảo quản hiện vật. Từ việc mô tả nội dung các bộ phận chi tiết với từng hiện vật, cách thức đo kích thước, cách xác định chất liệu, tình trạng hiện vật… làm sao để có thể làm sáng tỏ thông tin hiện vật, làm cho hiện vật lưu trữ trở thành hiện vật sống có ý nghĩa về mặt thông tin tư liệu, góp phần phục vụ cho công tác lựa chọn trưng bày, tuyên truyền, nghiên cứu, xuất bản ấn phẩm. Mặt khác mô tả hiện vật giúp cho người đọc có thể hình dung khái quát nhất về hiện vật đó, để thuận lợi trong công tác lưu trữ, bảo quản. Khẳng định vai trò quan trọng của việc khai thác thông tin hiện vật, ThS Hồng Mai chia sẻ “Một hiện vật khi được nhập vào kho cơ sở phải có năm yếu tố: Hiện vật có thông tin đầy đủ, nguồn gốc rõ ràng, thẩm mỹ, khả năng bảo quản lâu dài, và đã được nhập sổ đăng ký”.
Bên cạnh việc mô tả thông tin hiện vật, thì công tác bảo quản đối với từng loại hình hiện vật cần được chú trọng. Cán bộ Trung tâm đã được học phương pháp bảo quản phòng ngừa, đề xuất những yêu cầu về hệ thống trang thiết bị, kho tàng; Phân tích điều kiện nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng môi trường phù hợp với từng loại kho tư liệu; Phương pháp tổ chức không gian kho hợp lý…Tất cả đều nhằm hạn chế tối đa những tác động làm hư hại tài liệu do môi trường hoặc do tác động của con người, làm tăng tuổi thọ cho hiện vật.
Bằng những kinh nghiệm về chuyên môn nghiệp vụ, cùng phương pháp giảng dạy kết hợp giữa lý thuyết và áp dụng thực hành ngay trên các loại hình hiện vật tại Trung tâm, ThS Nguyễn Thị Hồng Mai đã giúp cho cán bộ trẻ có cách nhìn nhận trực quan sinh động và hiểu nhanh các vấn đề trao đổi, ứng dụng vào công việc hàng ngày của mình.
Một số hình ảnh trong buổi học:
:
Cần mô tả chi tiết từng bộ phận của hiện vật
Linh động trong cách đo kích thước…
Và trong cách mô tả đối với từng hiện vật
Nguyễn Thị Thành