Để có thể quản lý tốt khối tư liệu hiện vật được nghiên cứu sưu tầm đang lưu giữ tại Trung tâm, dưới sự chỉ đạo của Ban Giám đốc, Trung tâm đã hướng đến việc xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL) và khẳng định đây là một trong những nhiệm vụ quan trọng của Trung tâm trong năm 2013 và những năm tiếp theo.
Sáng ngày 10 tháng 11 năm 2012, cán bộ Trung tâm đã có buổi trao đổi, tham khảo ý kiến tư vấn của TS Võ Thị Thường – Giám đốc Thư viện Bảo tàng Dân tộc học Việt Nam, ThS Nguyễn Thị Hồng Mai – Trưởng phòng Kiểm kê – Bảo quản tại Bảo tàng Dân tộc học Việt Nam về vấn đề xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ hoạt động của Trung tâm. Hai vị khách mời là những thành viên chủ chốt đã tham gia xây dựng hệ thống CSDL của Bảo tàng Dân tộc học Việt Nam, dưới sự chỉ đạo của PGS.TS Nguyễn Văn Huy – Giám đốc Bảo tàng thời kỳ đó. Đây là một trong những Bảo tàng đầu tiên ở nước ta xây dựng thành công hệ thống CSDL để quản lý tư liệu hiện vật. Chủ trì buổi làm việc là PGS.TS Nguyễn Văn Huy – Phó Chủ tịch Hội đồng cố vấn của Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam.
Là một Trung tâm đa chức năng, nên hệ thống kho tư liệu hiện vật tại Trung tâm tương đối phức tạp, cần phải đảm bảo các nhiệm vụ: lưu trữ hiện vật như một bảo tàng, đồng thời lưu trữ tài liệu giấy như một trung tâm lưu trữ, và lưu trữ các loại hình tài liệu như một thư viện. Bởi vậy việc xác định nội dung đưa vào CSDL cũng cần xem xét rất cụ thể, rõ ràng. Theo PGS.TS Nguyễn Văn Huy: Để có thể xây dựng được một CSDL sâu sắc về nội dung, điều đầu tiên Trung tâm cần có một quyết tâm, tập trung nhân lực, thời gian để thực hiện công việc; tranh thủ tận dụng ý kiến tư vấn của chuyên gia trong nước và nước ngoài; lựa chọn đơn vị kỹ thuật toàn tâm toàn ý hợp tác cùng Trung tâm thiết kế xây dựng phần mềm. Đây là những yếu tố cơ bản quyết định sự thành công khi xây dựng CSDL và cần hoạch định chiến lược cụ thể, coi đây như một nhiệm vụ khoa học chủ chốt của Trung tâm.
Để xây dựng được cơ sở dữ liệu, Trung tâm cần có một quyết tâm…
Là người trực tiếp xây dựng nội dung đề cương, các tiêu chí đầu bài cho CSDL của Bảo tàng Dân tộc học Việt Nam, TS Võ Thị Thường chia sẻ: Cần thành lập một tổ chuyên môn để xây dựng nội dung, đặt ra các yêu cầu cho phần mềm, làm sao để chức năng của phần mềm đó phải đáp ứng thỏa mãn các yêu cầu lưu trữ và tìm kiếm tài liệu hiện vật của người sử dụng. TS Võ Thị Thường cũng trao đổi về từng khâu công việc cần thực hiện.
Qua những ý kiến chia sẻ của nhóm tư vấn, cán bộ Trung tâm hiểu rõ hơn tầm quan trọng của việc xây dựng CSDL. Đồng thời những vấn đề còn phân vân trong việc xây dựng nội dung, yêu cầu cho CSDL của Trung tâm cũng được lý giải rõ hơn.
Buổi làm việc đạt được hiệu quả thiết thực. Lãnh đạo Trung tâm tỏ rõ quyết tâm, sẽ sớm có lộ trình cho kế hoạch xây dựng cơ sở dữ liệu trình Ban Lãnh đạo Công ty xem xét, phê duyệt.
PGS.TS Nguyễn Văn Huy chủ trì buổi làm việc
Nguyễn Thị Thành